Başvuru Öncesi

1. Erasmus+ Öğrenim Hareketliliğine başvurmak isteyen öğrencilerin OSTİM Teknik Üniversitesi – Uluslararası İlişkiler Ofisi ERASMUS web sayfasını düzenli olarak takip etmesi beklenmektedir. Süreçle ilgili duyurular, haberler ve ilanlar bu web sayfasında yer alır.
2. Her yıl başvuru dönemi öncesi Erasmus+ Bilgilendirme Toplantısı düzenlenmektedir. Toplantıda, takip edilmesi gereken adımlar ve süreçle ilgili önemli hususlar paylaşılmaktadır ve aday öğrencilerin bilgilendirme toplantısına katılımı önemle rica olunur.
3. Hareketliliğe başvurmak için öğrencilerin aşağıdaki kriterleri sağlıyor olması beklenmektedir;
   1. Başvuru döneminde kayıtlı olunan programda en az bir yarıyılı tamamlamış olmak. (İngilizce Dil Okulu öğrencileri programa başvuru yapamamaktadır.)
   2. Kümülatif not ortalamasının;

2. Lisans programları için minimum: 2.20 olması.
3. Lisansüstü programları için minimum 2.50 olması.

1. Lisansüstü programlarda ders dönemini tamamlamamış olmak ve halen 30 ECTS’lik ders yükünün mevcut olması.
2. Lisans ve lisansüstü programlarında hareketliliğe katılım sağlanacak yarıyılda ders yükünün 30 ECTS olması
3. Başvuru kriterlerini sağlayan aday öğrencilerin her yıl düzenlenen Erasmus+ İngilizce Sınavı’na katılım sağlaması zorunludur. Sınav sonucu yalnızca içinde bulunulan başvuru döneminde geçerlidir. Sınavda herhangi bir alt limit yoktur, öğrencinin sınavdan düşük puan alması başvuru yapmasına engel değildir.
4. Hareketliliğe başvurmayı planlayan öğrencilerin Erasmus+ Bölüm Koordinatörü’yle iletişime geçip hareketlilik dönemi, gidilecek üniversitenin seçilmesi ve hareketliliğe başvuracağı üniversite ya da üniversitelerdeki derslerinin öğrenim görmekte olduğu programdaki derslerle örtüşüp örtüşmeyeceği konusunda görüş alması zorunludur.
5. Öğrencilerin Erasmus+ Öğrenci Hareketliliği Takvimi’nde ilan edilen tarihler içerisinde https://learning-agreement.eu/ Çevrimiçi Öğrenme Anlaşması (Online Learning Agreement – OLA) adresi üzerinden çevrimiçi başvurusunu tamamlaması gerekmektedir. Öğrencinin ve ilgili bölüm koordinatörünün imzalamasını müteakip anlaşma hazır hale gelecektir. 

* Erasmus+ öğrenim hareketliliği başvurularının değerlendirme ölçütleri aşağıdaki gibidir;

*İlgili durumları gösteren belgelerin başvuru dönemi sona ermeden Uluslararası Programlar Ofisi ERASMUS Kurum Koordinatörlüğü’ne iletilmesi gerekmektedir.

**Yerleştirmeler, yüksek puan alan öğrencilerin yerleşmek istedikleri tercih sıralamaları gözeterek yapılır. Sonuçlar, Asil ve Yedek olmak üzere iki liste halinde ilan edilir. Belirlenen listelerde bir hata olduğu düşünülürse Erasmus+ Öğrenci Hareketliliği Takvimi’nde belirtilen tarihler içerisinde öğrenciler itirazlarını iletebilir.

***Üniversitemize tahsis edilen hibe miktarı henüz belli olmadığı durumlarda seçilen öğrenciler aday kategorisindedir. Seçim sonuçları, ancak merkez hibe dağıtım sonuçlarını ilan ettikten sonra kesinlik kazanır.

****İlgili proje döneminde; henüz OSTİM Teknik Üniversitesi’ne tahsis edilen hibe tutarının belli olmadığı durumlarda; veya yeterli hibe bulunmadığı durumlarda öğrenim faaliyetlerine hibesiz katılmayı kabul ve tercih eden öğrenci; faaliyete hibesiz olarak katılabilir.

Hareketlilik Öncesi

1. Hareketliliğe hak kazanan asil öğrenciler kazandıkları kuruma Uluslararası Programlar Ofisi tarafından nomine edilmektedir. Nominasyon sonrasında öğrencilerin hak kazandıkları kurumlara yine de başvuru yapması gerekmektedir. Başvuru süreci ve tarihlerle ilgili sorumluluk tamamen öğrenciye ait olup, öğrencinin karşı kurumun web sayfasını düzenli olarak takip etmesi beklenmektedir.
2. Karşı kurum başvuru sürecinde öğrencilerden çeşitli belgeler talep edebilmektedir (öğrenim anlaşması, sağlık-seyahat sigortası, pasaport vb.). Bu belgelerin karşı kurum tarafından talep edilen tarihlerde gönderilmesi gerekmektedir.
3. Başvuru işlemlerini tamamlayan ve karşı kurumdan kabul alan öğrencinin hareketliliğe başlamadan önce Uluslararası Programlar Ofisi’ne teslim etmesi gereken birtakım belgeler vardır;

• Kabul Mektubu: Karşı kuruma başvurusunu başarılı bir şekilde gerçekleştiren öğrenci, genellikle e-posta ve nadiren posta yoluyla kabul mektubu belgesini alır. Kabul mektubunu almak için gerekli takibi yapmak, öğrencinin yükümlülüğündedir.
• OLS (Online Lingustic Support): Öğrenciler hareketlilik öncesi ve sonrası olmak üzere Avrupa Komisyonu tarafından yapılan iki çevrim içi dil sınavına girer. Öğrenciler sınava kendilerine elektronik posta ile gönderilen davet üzerinden katılır. Sınavların, hareketliliğe katılımla ilgili herhangi bir ölçme amacı bulunmamakla birlikte hibe desteğini alabilmek için yapılması zorunludur. Amaç gidiş öncesi ve hareketlilik sonrasında öğrencilerin dil gelişimini değerlendirmektir. Hareketlilik öncesi sınavdan belli bir seviyenin altında alan öğrenciler isterlerse çevrim için ücretsiz dil kursuna hareketlilikleri süresince katılabilirler.
• OLA (Online Learning Agreement): Bu dijital belge, öğrencinin hareketlilik süresince almayı planladığı dersleri kapsar. Belgenin hem karşı kurum tarafından hem de öğrencinin bölüm koordinatörü tarafından dijital olarak imzalanması gerekmektedir. Belgeye https://learning-agreement.eu/ adresi üzerinden ulaşılabilir. Belgede bahsi geçen karışıklık yaratabilecek temel iki terim aşağıda açıklanmıştır:

1.               Cycle: Öğrencinin öğrenim görmekte olduğu kademe (Lisans: 1st, Yüksek lisans: 2nd, Doktora: 3rd) 
2. Field of Study: Öğrencinin öğrenim görmekte olduğu alan bilgisi (ISCED Codes for Subject Areas)

• Ders Denklik Formu: Ders denklik formu öğrencilerin karşı kurumda alacağı derslerin OSTİM Teknik Üniversitesi’ndeki programında yer alan derslere denk olduğunu gösteren belgedir. Bu belgenin, alınacak olan dersler kesinlik kazandıktan ve OLA imzalandıktan sonra doldurulup, öğrencinin bağlı olduğu Fakülte sekreterliğine Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alınmak üzere öğrenci tarafından iletilmesi gerekmektedir.
• Seyahat-Sağlık Sigortası: Öğrencinin yurtdışında kalacağı süre boyunca karşılaşabileceği herhangi bir sağlık problemi için sağlık kurumlarında yapacağı harcamaları kapsayacak, AB üye ülkelerinde geçerli en az toplamda 30.000,00 Euro teminatlı hem ayakta hem yatarak tedavi hizmetlerini kapsaması önerilen sağlık sigortasıdır. Söz konusu sigorta belgesinin, öğrencinin vize için başvuracağı konsolosluk tarafından da istenebileceği göz önünde bulundurarak hem Türkçe hem de İngilizce olarak alınması önerilmektedir.
• Vize Yazısı: Kabul mektubunu ve pasaportunu almış öğrencilere Uluslararası Programlar Ofisi tarafından vize alınmasını kolaylaştırıcı resmi bir yazı hazırlanır. Bu yazı, Uluslararası Programlar Ofisi’nden öğrenci tarafından alınır ve Elçilik ya da Konsolosluğa vize başvurusu sırasında teslim edilir.
• Euro Hesap Bildirim Dilekçesi: Öğrencinin hak kazandığı hibenin öğrencinin hesabına aktarılabilmesi için öğrencinin AKBANK – Ostim Şubesi’nden Euro hesabı açması ve hesap bilgilerini içeren imzalı dilekçe hazırlayıp Uluslararası Programlar Ofisi’ne teslim etmesi gerekir.
• Hibe Sözleşmesi : Hibe Sözleşmesi, öğrencinin Erasmus+ öğrenim hareketliliği katılımcısı olarak alacağı maddi desteğe ilişkin olarak hazırlanan bir sözleşmedir. Hareketlilik öncesi desteğin %80’i ve hareketlilik sonrası %20’si öğrenciye verilecek şekilde hazırlanan bu sözleşme Uluslararası Programlar Ofisi tarafınca düzenlemektedir.

Hareketlilik Süreci

1. Öğrencinin hareketliliği süresince uyması gereken kurallar, imzalamış olduğu Hibe Sözleşmesi içerisinde belirtilmiş olup öğrencinin bu kurallara uyması beklenmektedir.
2. Karşı kuruma varan öğrencinin 15 gün içerisinde “Varış Teyidi” belgesi göndermesi gerekmektedir. Bu belge karşı kurumun Uluslararası Programlar Ofisi tarafından düzenlenmekte olup taslak belge Gerekli Dökümanlar web sayfasında bulunabilir. Belgenin ıslak imzalı orijinalinin hareketlilik sonuna kadar muhafaza edilmesi ve hareketlilik sonunda Uluslararası Programlar Ofisi’ne teslim edilmesi gerekmektedir.
3. Öğrenci, karşı kuruma varışını takip eden en geç 7 hafta içerisinde hareketlilik öncesinde almayı taahhüt ettiği derslerde herhangi bir değişiklik yapacaksa; hem karşı kurumdaki hem de OSTİM Teknik Üniversitesi’ndeki Erasmus+ Bölüm Koordinatörüyle iletişime geçip, yapacağı değişikler için onay aldıktan sonra OLA “During the Mobility” kısmını doldurup gerekli imzaları tamamlamalıdır. Bu imza işlemi tamamlandıktan sonra, öğrenci yaptığı ders değişiklerini “Ders Değiştirme Formu” nu doldurarak bağlı bulunduğu Fakülte Sekreterliğine iletmeli ve yeni bir Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alınmasını sağlamalıdır. Bu işlemi gerçekleştirmeyen öğrencilerin yapmış olduğu değişiklikler geçerli sayılmayacak ve değiştirdiği dersler transkriptine başarısız olarak işlenecektir.
4. Öğrenci, karşı kurumun ya da hareketliliğini sürdürdüğü ülkenin ayrı olarak talep ettiği işlemler varsa (oturma izni için yabancılar ofisine başvurmak, geçici kimlik belgesi çıkarmak vb.), karşı kurumun Uluslararası Programlar Ofisi’nden gerekli bilgileri öğrenerek işlemleri yerine getirmelidir.
5. OLA’da belirtilen derslerin tamamının alınması zorunludur. Öğrencinin bu derslerden başarıyla geçmesi beklenmektedir. Ancak, derslerde başarısız olunması hibe kesintisine yol açmamaktadır. Ders devamsızlığının tespit edildiği ve devamsızlıktan kalma durumlarının gerçekleşmesi halinde ise öğrenciye hareketlilik öncesinde tahsis edilen hibenin tamamı veya bir kısmı iade olarak geri alınmaktadır.

Hareketlilik Sonrası

1. Erasmus+ Öğrenim Hareketliliğini tamamlayıp Türkiye’ye dönen öğrencinin dönüş tarihinden itibaren en geç 15 gün içerisinde aşağıda belirtilen belgeleri Uluslararası Programlar Ofisi’ne teslim etmesi gerekmektedir.
   1. Katılım Sertifikası: Öğrencinin yurtdışında hangi tarihler arasında hangi programa devam ettiğini gösteren belgedir. Öğrencinin, hareketliliğe katıldığı karşı kurum tarafından hazırlanır, imzalı ve mühürlü orijinal belge teslim edilir.
   2. Transkript: Öğrencinin karşı kurumda almış olduğu dersleri ve ECTS kredilerini gösteren not dökümüdür. Bu belge hareketliliğin gerçekleştirildiği yükseköğretim kurumu tarafınca mühürlenip imzalanmalıdır. Belgenin bir nüshası Uluslararası Programlar Ofisi’ne diğer nüshası da öğrencinin bağlı bulunduğu Fakülte Sekreterliğine teslim edilmelidir.
   3. Ders Saydırma Formu: Öğrencinin almış olduğu transkriptle uyumlu olacak şekilde aldığı dersleri belirten formu bağlı bulunduğu Fakülte Sekreterliğine teslim etmesi ve Fakülte Yönetim Kurulu kararı alınmasını sağlaması gerekmektedir.
   4. OLA (After the Mobility): Öğrenim anlaşmasının hareketlilik sonrası doldurulması gereken bölümüdür.
   5. OLS (Online Lingustic Support): Dönüş sonrası çevrim içi ortamda yapılması gereken dil sınavıdır.
   6. Final Raporu: Hareketliliğini tamamlayan öğrencilerin kendilerine çevrimiçi ortamda iletilen ve Avrupa Komisyonu tarafından yapılan katılım anketini doldurması gerekmektedir.
2. Yukarıdaki belgeleri teslim eden öğrencilerin hibe sözleşmesinde belirtilen kuralları sağlaması durumunda kalan hibe tutarı (%20) hibe sözleşmesinde belirtilen banka hesabına aktarılacaktır. Ancak bu belgelerde eksiklik olması halinde kalan hibe ödemesi yapılmayacak, gidiş öncesi öğrenciye tahsis edilmiş olan %80’lik hibe ödemesinin tamamı ya da bir kısmı iade olarak geri alınabilecektir.